우리 대학 홈페이지가 차세대 종합시스템(SI: System Integration) 사업에 따라 새로 개편된 모습을 드러냈다. 탈바꿈하게 된 이번 홈페이지 개편 사항에선 편리한 디자인의 변화뿐 아니라 개인 맞춤형 웹서비스 제공, 스마트폰·태블릿PC 등의 기기 화면에 맞는 콘텐츠의 맞춤변형을 가능케 해 대대적인 변화를 꾀했다.
내부구성원 서비스(웹정보, 이러닝 캠퍼스 등)가 ‘포털’로 묶여 따로 운영하게 된 점이 가장 큰 특징이다. 여기서의 포털은 ‘관문’이라는 뜻으로, 문을 열고 들어가야 내부구성원 서비스를 이용할 수 있다는 의미로 사용된다. 따라서 ‘웅성웅성’과 같은 게시판 및 광장 서비스도 포털을 통해서만 접속할 수 있다. 기존 홈페이지에 모든 서비스들이 붙어있어 빚어졌던 혼선이 최소화된 셈이다.
반면 메인홈페이지는 홍보와 국제, 언론 등 대외적인 기능에만 초점을 맞추게 됐다. 이제 홈페이지에서는 △언론 속 단국 △DKU News △DKU Notice(공지사항) △DKU Today와 같은 소식 위주의 콘텐츠를 접할 수 있다. 또한 기존 홍보팀 홈페이지의 브로슈어·소식지·웹진을 커뮤니티의 ‘홍보관’에 추가했다. 이에 대해 홍보팀 관계자는 “시의성이 좋아졌고, 홈페이지가 갖고 있는 홍보의 기능이 강화됐다”며 “전략적인 목표와 유저중심의 화면구성, 뉴스를 명확히 제시할 수 있게 됐다”는 긍정적인 전망을 비췄다.
사용자중심의 개인 맞춤형 서비스가 제공되는 것도 큰 특징이다. ‘마이페이지’를 통해 교수, 학생, 교직원은 자신에게 맞는 데이터를 꾸려나갈 수 있게 됐다. 교수의 경우 포트폴리오와 논문 같은 실적 커리어를, 학생 또한 포트폴리오와 성적관리 등 취업에 필요한 서류를 쌓을 수 있다. 저장해둔 서류들은 취업 시 일괄출력이 가능하다.
정보기획팀 관계자는 홈페이지의 전반적 개편이 “최종적으로 업무개선과 교육의 품질 향상을 목표로 진행된 사업”이라고 답했다. SI사업에 따라 개편된 각 세부항목 △메인홈페이지 △포탈(웹정보서비스, 이러닝캠퍼스) △포트폴리오 △VOC는 아래와 같다.
■ 메인 홈페이지(Homepage)
새로 개편된 홈페이지는 보다 단순한 구성과 글자의 크기 등 가시성을 강화한 디자인적 변화가 두드러진다. 검색기능을 높였다는 점이 가장 큰 특징으로, 우리 대학과 관련된 ‘연관검색어’ 서비스와 학생들이 자주 찾는 검색어를 누적한 ‘인기검색어’, 검색 보조 장치인 ‘구글 맞춤검색’도 추가됐다.
그리고 각 단위홈페이지(단과대, 학과 홈페이지)가 일반 포털 사이트처럼 통합검색체제로 연계된다. 이에 따라 대학 구성원의 업무검색이 용이해졌으며, 교수의 상세정보 및 위치서비스와 같은 세부사항도 제공돼 편의성이 강화됐다.
연결성이 높아진 단위홈페이지는 플랫폼 체계(용도에 따라 다양한 형태로 활용될 수 있는 형태)로 구성이 가능하다. 다음이나 네이버 카페처럼, 각 단위홈페이지의 관리자가 홈페이지의 전체적인 메뉴를 조정할 수 있는 것이다.
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■ 포털(Portal)
1)웹정보 웹정보시스템은 △디자인의 재구성 △전반적인 서비스 개선 △포트폴리오 항목 추가를 시도했다. 또한 기존에 오프라인에서 수기로 제출해야 했던 서류나 증명사진 변경 등을 온라인에서 처리할 수 있도록 활성화시켜 편의를 도모했다. 정보기획팀 관계자는 “개편보단 개선과 추가의 차원에서 접근했다”고 전했다.
2)이러닝 이러닝캠퍼스의 개편된 모습은 올해 8월에 후발대로 공개된다. 학사팀 관계자에 따른 개편 예정 사항으로는, ‘모바일 학습 서비스’와 ‘푸시 알림 서비스’가 추가된다. 이에 따라 기존에 문자메시지로 전달됐던 학사 관련 정보들이 푸시알림으로 더욱 신속하게 전달될 전망이다. 그 외에도 과제 제출란에 표절방지시스템을 도입했으며, 팀별 수업을 진행할 때 교수와 학생의 커뮤니케이션을 지원하는 프로그램도 추가될 예정이다.
■ 포트폴리오(Portfolio)
포트폴리오는 정보기획팀에서 마이포털 중 가장 주목하는 변화로 꼽는다. 교수·학생 모두 포트폴리오를 통해 개인통합정보 관리를 꾸려나갈 수 있을 뿐만 아니라, 교과목 포트폴리오가 교수와 학생간의 커뮤니케이션을 활성화시켜 강의 질 향상에 기여할 것으로 기대된다.
교수는 티칭 포트폴리오로 강의 자료 및 학생 관리를 체계적으로 할 수 있게 됐다. 학생은 수강신청 전 강의정보를 폭넓게 접근할 수 있으며 수업에 대한 즉각적인 피드백 또한 가능해졌다.
교수학습개발센터 관계자는 “오픈 전 학생선발을 통해 임시오픈 및 사업 워크샵을 실시했고, 추후 대표학생·교수를 선발해 우수 포트폴리오 사례를 공유할 것”이라며 “포트폴리오의 필요성 인식을 심어주기 위한 학교 측의 초기 홍보가 중요하다”고 말했다.
■ VOC(Voice Of Customer)
VOC(Voice Of Customer)는 ‘고객의 소리’로, 기존 홈페이지의 민원게시판(시설보수, IT서비스, 민원상담)이 통합된 것이다. 기존에는 게시판식 민원게시와 비밀 글 중시로 1:1 답변이 어렵고, 답변에 대한 책임소관이 불명확해 효율성과 활용도가 떨어졌다. 그러나 개편된 VOC는 △민원에 대한 부정적 이미지 감소 △수요자(고객) 중심 △단순 반복민원 감소 △답변에 대한 책임소관 체계화 등을 시도해 소통의 장으로서 활용될 것으로 전망된다.
이에 따라 VOC를 접수할 땐 FAQ(Frequently Asked Question: 자주 하는 질문) 우선검색을 통해 사전에 유사민원을 확인하는 과정을 거치게 된다. 불필요하게 반복되는 민원들을 최소화하려는 취지다. 또한 접수된 VOC는 카테고리에 따라 해당 담당부서로 배정되고, 업무의 진행사항이 보다 명확하게 제시된다. 이후 답변에 대한 평가와 피드백도 즉각적으로 이뤄져 해당 답변의 만족도를 파악할 수 있고, MY VOC란을 통해 개인민원 처리상황도 확인할 수 있다.
CS경영팀 윤용호 팀장은 “평가시스템이 ‘개선’쪽으로 포커스가 맞춰져 실시간으로 해당 직원의 피드백을 받을 수 있도록 변경됐다”며 “담당자가 일일이 민원을 찾아 답글을 달아야 했던 기존의 비효율적인 시스템에서 책임을 명확히 분류한 것”이라 답했다. 또한 VOC는 대학경영에 중요한 자산으로 운영될 수 있기 때문에 현장에 있는 부서들에게 FAQ 답변을 신경써달라고 당부했다.
한편, CS경영팀에선 학생들에게 최적화된 서비스를 제공하고자 지난 8, 9일 ‘VOC 학생 모니터링단’을 운영해 개편 전 피드백의 과정을 거쳤다. 모니터링단 임하은(정치외교·3) 씨는 “부서들이 통합돼 한눈에 알아볼 수 있고, FAQ를 통해 시간절약을 할 수 있다”며 “다만 학생들에게 VOC의 개념이 불명확해서 개편사항에 대한 홍보가 필요할 것”이라 답했다.
dkdds@dankook.ac.kr